Belső kommunikáció automatizálva

Belső kommunikáció automatizálva

Belső kommunikáció automatizálva 1024 577 Evolution Group

Pál Géza Zoltánnal beszélgettünk a HR Fórum rendezvény „Belső kommunikáció automatizálva” című előadásáról, aki az APTIV CONNECTION SYSTEMS HUNGARY KFT. tatabányai autóipari beszállító cég HR vezetője.

Mint HR vezető, miért érezted fontosnak, hogy bevezess valamilyen új kommunikációs eszközt a cégednél? Milyen nehézségeket, kommunikációs elakadásokat tapasztaltál?

Több mint 1.800 fő fizikai alkalmazottat foglalkoztató gyár vagyunk. Folyamatos kihívást jelentett a vezetőség üzeneteit egységes és változatlan formában eljuttatni minden dolgozóhoz. Ezen kívül a cég növekedése következtében felmerült az igény, hogy az egyes szervezeti egységek számára külön-külön juttassuk el a számukra releváns információkat.

Mivel próbálkoztatok azelőtt?

Korábban mi is a hagyományos XX. századi megoldásokat alkalmaztuk. Két éve felvettünk egy kommunikációs szakembert a HR Osztályra. Kollégám tudatosabban figyel a külső kommunikációra és a belső kommunikációnál azóta megújult a negyedéves nyomtatott vállalati magazinunk, amit zömében az egyes osztályokról jelentkezett önkéntesek írnak.  Vannak rendszeres, e-mailben kiküldött hírleveleink is, amelyeknek tartalmát a műszakvezetők lennének hivatottak átadni a fizikai alkalmazottak részére. Ez bizony sok esetben nem történik meg maradéktalanul.

Mi miatt jó megoldás a messenger chatbot?

Információkat és szolgáltatásokat biztosítunk könnyen elérhető módon. Különösen előnyös, hogy olyan szoftverkörnyezetben működik, amit a privát életükből már jól ismernek az emberek. Lehetővé teszi, hogy közvetlenül, hiteles formában, könnyen elérik a dolgozók a számukra szükséges vállalati információkat. Emellett a chatbot segítségével ők is könnyedén, gyorsan eljuttathatnak információkat a cég részére. Tapasztalatunk szerint a chatbot kommunikációs hidat hozott létre a vállalatvezetés (ideértve a HR osztályt is) és a dolgozók tömegei között.

Úgy tudom, hogy a közelmúltban vezettétek be? Mikor is pontosan?

2019. január utolsó napjaiban indultunk. Azóta folyamatosan növekszik a feliratkozott munkavállalók száma. Április elején már közel 700 dolgozóhoz tudjuk közvetlenül eljuttatni híreinket hetente 3-4 alkalommal.

Mesélj kérlek, mik az tapasztalataitok?

A várakozásainkat is meghaladó lelkesedéssel fogadták az új lehetőséget a kollégák. Bár a chatbot használata teljesen önkéntes, ennek ellenére már az első néhány hétben több száz munkatársunk csatlakozott. Azt tapasztaljuk, hogy az új virtuális asszisztenst szinte élő személyként fogadták el a felhasználók. Gyakran kedves üzenetben, vagy emojikkal köszönik meg neki a hasznos információkat. Határozottan jó fogadtatása van annak is, hogy a chatbot segítségével ők is eljuttathatják véleményüket és visszajelzéseiket a vállalatnak. Úgy érzik, hogy be vannak vonva fontos kérdésekbe, ami növeli az elkötelezettségüket.

Mire ad jó megoldást ez a felület és mire nem?

A dolgozók gyakran ismételt kérdéseit most már proaktívan, automatizált formában vagyunk képesek megválaszolni, valamint most már sok esetben a munkatársaink visszajelzését is digitalizált formában kapjuk meg, ezzel jelentős emberi erőforrást megtakarítva, úgy, hogy mindeközben a dolgozók úgy érzik, hogy jobb kiszolgálásban és magasabb szintű törődésben van részük.

Nem célunk azonban az emberi kapcsolatok teljes lecserélése gépekre. Éppen ellenkezőleg. A chatbot használata lehetővé teszi, hogy jelentős időt szabadítsunk fel adminisztratív tevékenységek automatizálásával, és ezáltal több időnk jusson a dolgozók igazán fontos problémáival való személyes törődésre.

Kiknek ajánlanád és kiknek nem?

A Chatbot véleményem szerint minden nagy létszámú szervezetben képes azonnali hasznot generálni, de legjelentősebb előnyt a tömeges fizikai, vagy földrajzilag egymástól távol dolgozó munkaerőt foglalkoztató vállalatok számára biztosíthat.

Hogyan készülhetünk fel a következő 5 év legégetőbb HR kihívásaira? A tavaszi HR Fórumunkon választ adunk a kérdésre. Már csak néhány szabad helyünk van!

Gomb