Hogyan tégy igazságot, amikor mindenki el akar menni nyári szabadságra?

Hogyan tégy igazságot, amikor mindenki el akar menni nyári szabadságra?

Hogyan tégy igazságot, amikor mindenki el akar menni nyári szabadságra? 975 650 Evolution Group

A nyári szabadságok időszaka a kék- és fehérgalléros kollégák esetében is gyakran fejtörést okoz a menedzsmentnek. A kékgalléros munkavállalókat megszólító kutatásunk eredményei rámutatnak, hogy a munka-magánélet egyensúlya fontosabb, mint eddig valaha. Ugyanakkor hogyan tegyünk igazságot, amikor többen egyszerre akarnak menni szabadságra? Mit tehetünk, ha a munkaerőhiány miatt a műszakvezetők úgy érzik, egyszerűen nem tudják elengedni a kollégákat nyaralni, mert így nem biztosított a termelés? Hogyan csökkenthető a szabadságolásokkal kapcsolatos feszültség a szervezetben?

A szabad hétvégék lehetősége vagy a családdal töltött nyaralás mind-mind olyan alapszükségletek, amelyeket munkáltatói oldalról nem lehet elég komolyan venni. Szervezetfejlesztő és fluktuációkezelő projektjeink során egyre gyakrabban halljuk a munkáltatóktól, úgy érzik, kezdik elveszíteni a kontrollt a munkavállalóik felett. Sokan, ha nem kapnak szabadnapot a felettesüktől, inkább beteget jelentenek. Néhányan pedig ugyan nem mennek el táppénzre, ugyanakkor érezhetően máshogy teljesítenek, demotiváltak. A HR és a közvetlen vezetők is sokszor eszköztelennek érezhetik magukat egy-egy hasonló szituációban, hiszen a munkaerő hiánya miatt nagy lehet a feszültség a termelésben teljesítendő darabszámok miatt, ugyanakkor a munkavállalók elégedetlenségének kezelése is komoly kihívás.

Fontos meglátnunk, hogy vezetőként nem lehet mindenki kedvére lenni, ha a szabadságok igazságos megszervezéséről van szó. Viszont néhány tényező figyelembevételével, az igazságosság elvét állandóan szem előtt tartva elkerülhetők a nyári szabadságigénylések következtében kialakult konfliktusok.

Erős HR támogatottság

A szabadságok igazságos menedzselése a HR támogatásával tud a legkönnyebben megvalósulni. A műszakvezetők sokszor egyszerűen nincsenek birtokában azoknak az információknak, amelyek a HR-nél elérhetőek. Így viszont nem tudnak teljeskörűen megfontolt döntést hozni – a jól átgondolt nyári szabadságok megtervezéséhez ugyanis több tényezővel is fontos tisztában lenni. Például elengedhetetlen tudni, a kollégáknak pontosan hány szabadnap jár, illetve, hogy adott pillanatban már mennyi napot használt fel. Mindezek mellett a decemberi hónapra is javasolt legalább 5 szabadnapot tartalékolni. Továbbá az időarányos szabadságokhoz is fontos ragaszkodnunk. Utóbbi azért fontos, mert ha egy új kolléga munkaviszonya év közben kezdődik, vagy szűnik meg, a dolgozó csak időarányos szabadságot vehet igénybe. Mindezek miatt a nyári szabadságok kérdésében nem szabad magára hagyni a műszakvezetőket – a HR támogatása nélkül ugyanis, egyéb leterheltségeik miatt, komoly feszültséget jelenthet nekik a szervezés.

Szabadságolási és helyettesítési terv a kulcs

A fent részletezett szempontokat figyelembe véve, egy részletesen, HR támogatással kialakított szabadságolási terv jól kiadja a lehetőségeket. Egy ilyen terv megmutatja, hogy egyáltalán kik azok a munkavállalók, akik a nyári időszakban hosszabb egybefüggő időszakira tarthatnak igényt.

A szabadságolási terv mellett egy átgondolt helyettesítési terv is támasz lehet a szabadságok menedzselésénél. Ahhoz viszont, hogy egy ilyen terv működőképes legyen, komoly előkészületek szükségesek – ilyen például a munkavállalók több gépre történő betanítása, kvalifikálása. Egy így létrejött „B tervvel” a műszakvezetők biztonsággal el tudják engedni a kollégákat még egy sűrű időszakban is pihenni, hiszen a helyettesítés megoldott. Hab a tortán, ha ehhez van szoftver támogatottságunk is.

Őszinte kommunikáció az első pillanattól

Az új munkavállalók információs csomagjától kezdve a folyamatos, kétirányú kommunikációs eszközök használatáig minden lehetőséget ragadjunk meg, hogy a munkavállalókat érintő kérdésekben tisztán és egyértelműen állást foglaljunk. A szabadságok igénylésének folyamata pont egy ilyen kérdés. Amikor a szabadságigénylés belső céges policy-jét alakítjuk ki, vegyük figyelembe a szervezet sajátosságait és adottságait – például hogyan kap szerepet benne esetleg egy nyári gyárleállás?

A témára irányuló kommunikációban különösen fontos kiemelni a csúcsidőszakokat, amikor előreláthatóan nehezebb vállalaton belül megoldani a munkaerőhiányt.

Mindezt pedig egyértelmű, érhető kommunikációval adjuk át, lehetőleg vizualizálva, folyamatábrával, lényegre törően. Erre remek lehetőségeket nyújt a Canva online szerkesztője, hasonló infografikai ábrákat lehet vele villámgyorsan, különösebb grafikai tudás nélkül készíteni:

Canva infografikak

Példák az infografikával támogatott kommunikációra Forrás: canva.com

A „fair play” hiánya egyenes út a fluktuációhoz

Az igazságtalanság érzése a fluktuációt egyik legerősebben pörgető motor a szervezeteken belül. Tiszta játékszabályokkal mindez megelőzhető. Az igazságosság érzését az egyszerű és örökérvényű szabályok és azok következetes betartása alapozza meg.

Egy ékegyszerűségű, mégis jól működő példa erre az „aki korán kel, aranyat lel” szabály. A nyári szabadságokra vetítve ez azt jelenti, hogy aki a legkorábban adta le az igényét a szabadnapra, az élvez elsőbbséget.

Természetesen akadhatnak problémák ezzel a szabállyal is – közbejöhetnek váratlan események, illetve feszültséget okozhat, hogy ha mindig ugyanaz a néhány ember „biztosítja a helyét” a szabadságigénylő táblában már hónapokkal előre. Egy lehetséges megoldás lehet erre, ha a szabadság kérdésében döntő vezető minden esetben megvizsgálja, hogy az adott munkavállaló hányszor igényelt már szabadnapot az elmúlt időszakban. Adott esetben pedig egy másik igénylőnek ítéli a kérvényezett napokat – mindez természetesen előre lefektetett szabályok szerint.

Bevont vezetők, felkészült és hiteles információátadás

Kulcskérdés, hogy a vezetők képesek-e éreztetni a kommunikációjukban, hogy a szervezet megbecsüli a munkavállalóit, a szabadidejüket tiszteletben tartják, és a pihenésük fontos a számukra.

Az egyik termelő vállalat szervezeti diagnosztikája során például felszínre került, hogy a kékgalléros fluktuációjuk egyik gyökéroka a munkavállalói állománnyal való embertelen bánásmód és kommunikáció. Konkrét példa: az egyik műszakvezető a fizikai munkavállaló szabadságigénylésére a következő választ adta: „Nektek luxus a 4 nap egyben”. Az ilyen és ehhez hasonló megnyilvánulások azt az üzenetet közvetítik, hogy a munkavállalói igényei sokadrendűek. Ha így állunk egy munkavállaló számára fontos kérdéshez, borítékolhatjuk a rossz hangulatot, a demotivációt és az égbe szökő fluktuációs mutatókat.

Persze előfordulhat, hogy a vezetőn „csattan az ostor” – nem tudja megoldani a termelést a munkavállalók nélkül, így viszont nem tud mindenki kedvére tenni azok közül, akik pont egyidőben mennének nyaralni – patthelyzet. A tiszta, egyértelmű kommunikáció és az előre lefektetett szabályok, illetve az azokra épülő elutasítás, ha szükséges, viszont megvédhetnek az efféle szituációktól.

Közös megbeszélés lehet a kulcs

Jó eszköz lehet, ha vállalaton belül az egyes részlegek csapatonként közösen átbeszélik és együtt tervezik meg a nyári időszak szabadságait. Ez a mikroszintű tervezés komoly belső feszültségtől kímélheti meg a vezetőket és a kollégákat. Itt a vezető fontos szerepet lát el – ő ismeri a legjobban a szervezet adta lehetőségeket, ideális esetben az ő feladata kezdeményezni a csúcsidőkre vonatkozó szabadságolások tervezését.

+1 tipp: szabadságtervező applikációk

Érdemes körbenézni, milyen technológiai megoldások vannak már jelen a piacon – egy ilyen applikáció rengeteg fejfájástól szabadíthatja meg a szervezetet. A kollégák akár előre láthatják a szabad kapacitásokat – a transzparencia pedig az igazságos szervezeti működés és az elkötelezett munkavállalói állomány egyik alapköve lehet. Még a nyári, pihenésről szóló időszakokban is.

Tovább a blogra >>